UV simplifica: menos burocracia. Más personas. Más universidad.

La Universitat de València afronta en la actualidad el reto inaplazable de adaptar su administración a las necesidades reales de la comunidad universitaria y a las exigencias de un entorno cada vez más digital, complejo y competitivo. A lo largo del tiempo, la acumulación de procedimientos, normativas y aplicaciones informáticas ha generado una estructura de gestión fragmentada, con circuitos redundantes y poco previsibles, que incrementan la carga burocrática del PDI, del PI del PTGAS y, directa o indirectamente, del estudiantado. Esta situación no solo afecta a la eficiencia organizativa, sino también a la motivación, a la calidad del servicio público y a la capacidad de la institución de desplegar todo su potencial académico, investigador y social.

En este contexto nace la propuesta UV Simplifica, como una apuesta estratégica para impulsar una transformación profunda del modelo de gestión universitaria. Esta iniciativa no se limita a la modernización tecnológica o a la revisión puntual de procedimientos, sino que plantea un cambio cultural basado en la participación activa, la formación continua, la confianza institucional y el uso inteligente de los datos. El objetivo es avanzar hacia una administración más sencilla, coherente y orientada a las personas, capaz de liberar tiempo y recursos para actividades de mayor valor añadido y de reforzar el papel de la Universitat de València como institución pública de referencia.

OBJETIVO GENERAL

El objetivo es impulsar un proceso integral de transformación administrativa que simplifique los procedimientos, digitalice la gestión y promueva un cambio cultural compartido mediante la formación, la participación y el acompañamiento del personal con el fin de reducir la carga burocrática, mejorar la experiencia de la comunidad universitaria e incrementar la eficiencia, la transparencia y la calidad de los servicios de la Universitat de València.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Este objetivo se centra en situar a las personas en el centro del proceso de cambio, y reconoce que la transformación administrativa solo es posible si va acompañada de una evolución cultural. Se promoverá la formación continua y la especialización del PTGAS, especialmente en competencias digitales y en el uso práctico de las herramientas de gestión, así como la creación de espacios estables de participación y colaboración tanto del PTGAS como del PDI. Mediante foros, encuestas, grupos de trabajo y proyectos piloto, se pretende fomentar la corresponsabilidad, aprovechar el conocimiento interno y asegurar que las nuevas soluciones y aplicaciones informáticas respondan realmente a las necesidades cotidianas y a las expectativas de la comunidad universitaria.

La gestión económica tiene un impacto directo y transversal en la actividad académica, investigadora y administrativa de la Universitat, con una elevada implicación del PTGAS y del PDI. Este objetivo pretende avanzar hacia un modelo de gestión económica íntegramente digital, más ágil, simple y transparente, mediante la sustitución del actual sistema contable, la integración de aplicaciones y la automatización de procesos presupuestarios y contables. A la vez, se promoverán nuevos instrumentos como las tarjetas de crédito institucionales, los acuerdos marco y los sistemas dinámicos de adquisición, combinando autonomía y control inteligente basado en datos, con el objetivo de reducir cargas administrativas y mejorar la eficiencia global.

La competitividad científica de la Universitat de València exige una gestión de la investigación que acompañe al PDI a lo largo de todo el ciclo de los proyectos, desde la idea inicial hasta la justificación final. Este objetivo apuesta por la creación de herramientas informáticas adaptadas a las necesidades específicas de la investigación, la simplificación de las compras y de la contratación de personal con cargo a proyectos, y el despliegue de una red de personal especializado en la gestión de la investigación. Se trata de reducir plazos, eliminar redundancias y ofrecer un apoyo administrativo de alto valor añadido que permita al PDI concentrarse en la actividad científica, sin renunciar al rigor ni al cumplimiento normativo.

Este objetivo tiene como finalidad modernizar de manera integral la gestión de los recursos humanos, garantizando procesos más ágiles, claros, transparentes y previsibles. La digitalización completa del expediente personal, integrado con los datos docentes, investigadores y formativos, permitirá eliminar la reiteración documental y mejorar la gobernanza con datos fiables. Asimismo, se prevé la simplificación de los procedimientos de contratación del PDI y del personal investigador, así como la racionalización de la cobertura temporal de vacantes de PTGAS, con herramientas digitales que reduzcan plazos, cargas administrativas e incertidumbres, que mejorarán la experiencia de las personas y la eficiencia de la organización.

La creación de los Puntos Únicos de Comunicación y Gestión Electrónica (PUCGE) constituye un elemento clave para consolidar una administración orientada a las personas y basada en datos. Este objetivo persigue concentrar en un único portal el acceso a la información y a los trámites de PDI, PTGAS y estudiantado, con cuadros de mando personalizados, notificaciones centralizadas y herramientas avanzadas de visualización y análisis. Mediante el uso de analítica predictiva, automatización de procesos y asistentes de IA, la Universitat podrá anticipar necesidades, mejorar los tiempos de respuesta y reforzar la toma de decisiones, y avanzar así hacia un modelo de gestión más inteligente, proactivo y transparente.

MEDIDAS DESTACADAS

Fomentar la formación y la participación voluntaria del PTGAS

en proyectos de transformación digital.

Agilizar sustancialmente la tramitación de gastos

de importe inferior a 5.000 € y establecer tarjetas de crédito institucionales UV.

Impulsar el uso de declaraciones responsables

para sustituir justificantes no disponibles en determinados viajes o por simplicidad y agilidad del procedimiento.

Crear una nueva plataforma de consulta y gestión

de proyectos y líneas de investigación y una red de personal contratado especializado en la gestión de la investigación.

Agilizar los llamamientos y la incorporación desde las bolsas de trabajo

generadas y establecer fórmulas que incentiven la permanencia de personal con experiencia en las funciones del puesto de trabajo.

Crear un Portal único para PDI, PI, PTGAS y estudiantado

que integre el acceso y la visualización de datos relevantes de todas las aplicaciones corporativas de gestión adaptadas a sus respectivos perfiles.

COMPROMISOS Y MEDIDAS POR OBJETIVOS

Objetivo 1. Impulsar la formación y la participación para una transformación cultural

  • 0095. Diseñar y ejecutar un itinerario formativo del PTGAS específico en competencias digitales, que sea muy práctico y centrado en las herramientas y procedimientos de su puesto de trabajo.

  • 0096. Crear un repositorio de conocimiento de los procedimientos y las aplicaciones informáticas de gestión de cada una de las principales áreas descentralizadas: gestión académica, gestión económica, gestión de proyectos de investigación, etc.

  • 0097. Crear grupos de mentoría digital inversa con personal PTGAS joven de nueva incorporación y personal consolidado con experiencia en el área de gestión del puesto de trabajo.

  • 0098. Organizar talleres sobre IA generativa y otras tecnologías digitales, de carácter práctico, con retos para la experimentación y puesta en práctica de la IA generativa y otras tecnologías digitales aplicables a las funciones de los puestos de trabajo de las personas participantes.

  • 0099. Desarrollar microformaciones asíncronas en línea asociadas a cada nuevo procedimiento o aplicación implantada.

  • 0100. Incorporar objetivos de mejora de procesos y simplificación en los planes anuales de los servicios y las unidades administrativas y reconocer institucionalmente las buenas prácticas de gestión.

  • 0101. Crear un foro interno de debate y consulta por cada una de las principales áreas descentralizadas: gestión académica, gestión económica y gestión de proyectos de investigación. Los foros serán abiertos a todas las personas interesadas y con una periodicidad suficiente y conocida.

  • 0102. Poner en marcha un buzón de propuestas de mejora y buenas prácticas en gestión económico-administrativa.

  • 0103. Garantizar que sean objeto de debate las propuestas de mejora y evolución tecnológica de todas las aplicaciones informáticas de gestión recibidas a través de los foros especializados o el buzón.

  • 0104. Definir los requerimientos de las nuevas aplicaciones informáticas de gestión con la participación activa y voluntaria de PTGAS de los centros, departamentos e institutos de investigación.

  • 0105. Fomentar la participación voluntaria del PTGAS en proyectos de transformación digital mediante la creación de grupos de trabajo, con efectos en la carrera profesional y gratificaciones extraordinarias.

  • 0106. Diseñar encuestas breves periódicas para la recogida de información y opinión del PDI centrada en áreas concretas, como los procesos de contratación, la gestión de gastos en investigación, la tramitación de comisiones de servicio, la gestión de actas, la gestión de tribunales de tesis, etc.

  • 0107. Presentar y analizar los resultados de las encuestas en grupos focales con participación voluntaria del PDI para explorar más a fondo las percepciones, las necesidades, las experiencias de uso de las aplicaciones y de los procedimientos de gestión, e identificar puntos de fricción o de burocracia innecesaria.

  • 0108. Ejecutar proyectos de experimentación o mejora de servicios de gestión mediante una convocatoria de ayudas para la ejecución de pruebas piloto dirigida a PDI y PI especializado en áreas afines, como, por ejemplo, la informática, la gestión económica, la contabilidad pública, la gestión universitaria, etc.

Objetivo 2. Transformación y simplificación de la gestión económica transversal

  • 0109. Sustituir el actual sistema de información contable (SICUV) por un nuevo sistema informático (user-friendly) íntegramente digital, con firmas, validaciones y archivo electrónicos.

  • 0110. Garantizar la integración e interoperabilidad del nuevo sistema contable con otras aplicaciones de gestión (UV-Plyca, Universitas XXI Académico, Universitas XXI Recursos Humanos, aplicaciones de gestión de la investigación, etc.).

  • 0111. Integrar un gestor de expedientes electrónicos genérico que permita la gestión electrónica de procedimientos administrativos que no cuentan con aplicaciones de gestión específicas.

  • 0112. Automatizar y agilizar los procesos presupuestarios (apertura del presupuesto, modificaciones y traspasos) y contables (contabilización, generación de las cuentas anuales y otros informes de ejecución presupuestaria).

  • 0113. Integrar en el nuevo sistema indicadores de tiempo medio de tramitación para detectar cuellos de botella.

  • 0114. Reducir el número de validaciones manuales cuando existan reglas automáticas de control.

  • 0115. Agilizar sustancialmente la tramitación de gastos de importe inferior a 5.000 € sin necesidad de tramitar el expediente de contrato menor, es decir, limitada a la tramitación electrónica de los documentos contables con la factura.

  • 0116. Establecer tarjetas de crédito institucionales UV u otros sistemas de agrupación y pago ágil y periódico de determinados gastos corrientes (transporte, taxis, alojamiento, inscripciones, materiales diversos, tasas de publicaciones en revistas, etc.).

  • 0117. Posibilitar el establecimiento de un crédito mensual máximo para los gastos anteriores y la ampliación de este en casos excepcionales con control reforzado.

  • 0118. Impulsar nuevos acuerdos marco que permitan la adjudicación ágil y directa de importes menores de 15.000 € y la eliminación del registro de los contratos menores. Se priorizarán áreas como la equipación informática, impresoras y multifuncionales, libros, etc.

  • 0119. Promover nuevos sistemas dinámicos de adquisición, similares a los acuerdos marco, pero abiertos a nuevos proveedores durante toda la vigencia. Se priorizarán áreas como el suministro de ordenadores y portátiles en el ámbito docente e investigador, con un amplio catálogo, flexible y dinámico, el suministro de libros, el suministro de mobiliario de oficina o los servicios de edición y maquetación.

  • 0120. Incorporar herramientas digitales de seguimiento de pedidos y presupuestos.

  • 0121. Crear una central de compras interuniversitaria para aprovechar economías de escala en productos y servicios recurrentes de las universidades de la Comunitat Valenciana.

  • 0122. Crear un portal web de material en desuso para fomentar la reutilización, la racionalización de recursos y la reasignación de material entre estructuras.

  • 0123. Eliminar íntegramente el papel y las justificaciones redundantes en la tramitación de las comisiones de servicios y los gastos de viajes.

  • 0124. Crear un procedimiento en el gestor de expedientes electrónicos del nuevo sistema contable para la tramitación ágil de notas de abono y gratificaciones con plantillas automatizadas, validaciones y firmas electrónicas.

  • 0125. Impulsar el uso de declaraciones responsables para sustituir justificantes no disponibles en determinados viajes o por la simplicidad y agilidad del procedimiento.

  • 0126. Consolidar y fomentar el sistema de contratación de los viajes mediante un acuerdo marco de agencias de viaje que permita la adjudicación ágil y directa de pedidos hasta 15.000 €.

  • 0127. Permitir y facilitar el uso de sistemas alternativos de bajo coste (Airbnb, transporte de bajo coste) abonado directamente por la persona viajera con reintegro ágil por parte de la UV o pago con tarjeta de crédito institucional.

  • 0128. Crear un procedimiento en el gestor de expedientes electrónicos del nuevo sistema contable para la tramitación ágil de comisiones de servicio con plantillas automatizadas, validaciones y firmas electrónicas.

  • 0129. Integrar el procedimiento con la aplicación de gestión de nóminas para obtener en tiempo real el coste íntegro de la gratificación (con el coste de la seguridad social) y agilizar la tramitación.

  • 0130. Garantizar el pago ágil de las gratificaciones en la nómina del mes en curso o, como máximo, del mes siguiente a la solicitud.

Objetivo 3. Simplificar y dar apoyo específico a la gestión de la investigación

  • 0131. Crear una nueva plataforma de consulta y gestión de proyectos y líneas de investigación para el PDI/PI, con una interfaz moderna y útil que permita la visualización del estado de ejecución de los proyectos, el personal contratado a cargo de estos y la remisión directa de solicitudes de ejecución económico-administrativa (contratación de personal, gratificaciones, gastos menores, etc.) sin tener que rellenar información redundante de los proyectos, ya disponible a las bases de datos institucionales.

  • 0132. Posibilitar la gestión directa de las líneas de investigación financiadas (LIF) y del personal contratado a través de la nueva plataforma, para informar de la asignación de las personas a los diferentes proyectos a efectos de la justificación del gasto.

  • 0133. Promover el uso de herramientas de IA generativa y de automatización de procesos (RPA) para la cumplimentación asistida de memorias, justificaciones y formularios de gestión con garantías de calidad suficientes.

  • 0134. Crear una aplicación de gestión de las comisiones de selección de personal investigador para estandarizar y digitalizar las evaluaciones.

  • 0135. Garantizar un uso flexible de los sistemas de contratación menor, acuerdos marco y sistemas dinámicos que contemple las excepciones necesarias en un ámbito dinámico y complejo como el de la investigación.

  • 0136. Crear una unidad o sección específica de compras de mayor importe con cargo a proyectos de investigación que se adapte a las singularidades de este ámbito en cuanto a los plazos de ejecución, las características especiales, las condiciones de exclusividad y otras especificidades de los suministro y servicios en este ámbito.

  • 0137. Reducir el tiempo de tramitación desde la solicitud hasta la publicación de la convocatoria de contratación de personal, mediante la integración de las diferentes aplicaciones de gestión involucradas y la utilización de herramientas de IA en la revisión de los requerimientos y los criterios propuestos.

  • 0138. Actualizar la normativa interna aplicable para establecer plazos de urgencia en casos extraordinarios y un «fast-track» administrativo para proyectos de alto impacto, como por ejemplo los ERC y Horizon.

  • 0139. Minimizar el tiempo de tramitación desde la comunicación de la propuesta de la comisión hasta la formalización del contrato laboral, gracias a la aplicación informática de gestión de las comisiones de selección.

  • 0140. Crear una red de personal especializado en la gestión de la investigación y la transferencia, con conocimientos de gestión económica y de investigación, para dar un apoyo de alto valor añadido y reducir la carga administrativa y burocrática del PDI y del PI. Impulsar y cofinanciar la contratación indefinida de este perfil de personal.

  • 0141. Diseñar y ejecutar un itinerario formativo específico del PTGAS (gestor y administrativo) dedicado exclusivamente o prioritariamente a la gestión de la investigación, considerando que este personal tiene que contar con conocimientos en áreas diversas como, por ejemplo, la gestión económica, la gestión de personal de investigación, la solicitud, gestión y justificación de proyectos; la negociación de contratos de investigación, la organización de reuniones internacionales, etc.

  • 0142. Establecer canales prioritarios de consulta, formación y comunicación ágil de la red de personal especializado con los servicios centrales de Gestión de la Investigación, de Transferencia e innovación, de Contabilidad, de Gestión Financiera y de Recursos Humanos PTGAS-PI.

  • 0143. Avanzar hacia un modelo de ventana única de gestión de la investigación en el cual el personal altamente especializado dispongo de los conocimientos, las herramientas y la autonomía para atender íntegramente y dar respuesta a las necesidades y las expectativas del PDI responsable de actividades de investigación.

Objetivo 4. Simplificar y digitalizar la gestión de los recursos humanos

  • 0144. Impulsar la digitalización integral del expediente del personal de la UV, completo, validado con sello de órgano, accesible y revisable, que ponga fin a la repetición constante de documentación y a la fragmentación de los historiales académicos y laborales.

  • 0145. Eliminar las exigencias de aportación de documentación que ya conste en el expediente digital.

  • 0146. Garantizar la integración del expediente personal con las actividades formativas del Servicio de Formación Permanente e Innovación Educativa.

  • 0147. Garantizar la integración del expediente personal con las actividades de investigación y transferencia disponibles en las bases de datos institucionales y la producción científica.

  • 0148. Garantizar la integración del expediente personal con las actividades docentes y académicas disponibles a las bases de datos institucionales.

  • 0149. Posibilitar y fomentar la actualización y aportación de información y documentación electrónica adicional al expediente, con una revisión periódica para su validación.

  • 0150. Permitir la evaluación automática del expediente personal a los efectos de procesos selectivos y concursos.

  • 0151. Crear una aplicación informática de consulta del estado de las plazas de PDI laboral de cada centro y departamento, para conocer la fase en que se encuentra cada plaza, desde la dotación o vacante hasta la adjudicación.

  • 0152. Rediseñar y simplificar los procedimientos de contratación de PDI y PI, con el objetivo de reducir los plazos y la carga de trabajo asociada.

  • 0153. Sustituir la documentación justificativa por declaraciones responsables y la revisión documental posterior exclusiva de las personas seleccionadas.

  • 0154. Reducir los plazos en la publicación de listas provisionales, definitivas y en la tramitación de las reclamaciones.

  • 0155. Agilizar los llamamientos y la incorporación desde las bolsas de trabajo generadas.

  • 0156. Crear una aplicación informática de gestión de bolsas de PTGAS que permita la consulta en tiempo real de la situación de las bolsas, la gestión de subgrupos o itinerarios de especialización y la gestión ágil de llamamientos y aceptaciones.

  • 0157. Revisar la normativa de bolsas de la UV para equilibrar los intereses y preferencias de las personas integrantes de las bolsas con el interés de la organización para fomentar la estabilidad, la reducción de la movilidad y la calidad de los servicios, mediante fórmulas que incentiven la permanencia de personal con experiencia en las funciones del puesto de trabajo.

  • 0158. Establecer itinerarios de especialización en escalas de administración general (gestión económica y gestión de la investigación, gestión académica, gestión docente) que facilite el establecimiento de incentivos para la permanencia de personal con experiencia en las funciones del puesto de trabajo.

Objetivo 5. Impulsar la visualización y análisis avanzado de datos administrativos a los PUCGE

  • 0159. Crear un Portal único para PDI, PI, PTGAS y estudiantado que integro el acceso y la visualización de datos relevantes de todas las aplicaciones corporativas de gestión, adaptadas a los respectivos perfiles.

  • 0160. Incluir en el Portal único un tablero personalizado, con el estado de trámites, notificaciones centralizadas, análisis de datos de interés según perfiles, etc.

  • 0161. Integrar un asistente de IA en el Portal único, entrenado para la resolución de dudas y el apoyo y asistencia en la cumplimentación de solicitudes y trámites.

  • 0162. Facilitar una interfaz accesible y multilingüe, con especial apoyo para el personal y el estudiantado internacional.

  • 0163. Crear un equipo UV de IA y RPA (Robotic Process Automation) para automatizar solicitudes y operaciones repetitivas.

  • 0164. Definir cuadros de mando con información en tiempo real sobre cargas y tiempos de respuesta.

  • 0165. Crear un catálogo público interno de cuadros de mando disponibles.

  • 0166. Realizar un análisis predictiva de la actividad para anticipar saturaciones de exceso de carga administrativa y reforzar unidades.

  • 0167. Diseñar informes interactivos adaptados por perfiles, accesibles desde el PUCGE.

La propuesta UV Simplifica representa una apuesta decidida por una Universitat de València más eficiente, más humana y mejor preparada para afrontar los retos presentes y futuros. La simplificación administrativa, la digitalización inteligente y la transformación cultural que se proponen no son un fin en sí mismas, sino un medio para reforzar la misión esencial de la universidad: generar conocimiento, formar personas críticas y prestar un servicio público de calidad. Reducir la burocracia innecesaria, mejorar la coherencia de los procesos y dotar el personal de herramientas útiles y comprensibles permitirá recuperar tiempos, energía y motivación para las tareas que realmente aportan valor en la comunidad universitaria.

Esta estrategia se fundamenta en la confianza en las personas, en la participación activa del PDI y del PTGAS y en el uso responsable de los datos y la tecnología como aliadas de la buena gobernanza. Cuando la gestión deja de ser un obstáculo y se convierte en un apoyo efectivo, la Universitat fortalece su capacidad de innovar, de atraer talento y de dar respuesta a las necesidades sociales. Con UV Simplifica, la Universitat de València asume el compromiso de construir una administración que acompañe, que escolte y que facilite, avanzando hacia un modelo institucional más ágil, transparente y orientado al servicio público.