UV simplifica: menys burocràcia. Més Persones. Més Universitat.

La Universitat de València afronta en l’actualitat el repte inajornable d’adaptar la seua administració a les necessitats reals de la comunitat universitària i a les exigències d’un entorn cada vegada més digital, complex i competitiu. Al llarg del temps, l’acumulació de procediments, normatives i aplicacions informàtiques ha generat una estructura de gestió fragmentada, amb circuits redundants i poc previsibles, que incrementen la càrrega burocràtica del PDI, del PI del PTGAS i, directa o indirectament, de l’estudiantat. Aquesta situació no sols afecta l’eficiència organitzativa, sinó també la motivació, la qualitat del servei públic i la capacitat de la institució de desplegar tot el seu potencial acadèmic, investigador i social.

En aquest context naix la proposta UV Simplifica, com una aposta estratègica per a impulsar una transformació profunda del model de gestió universitària. Aquesta iniciativa no es limita a la modernització tecnològica o a la revisió puntual de procediments, sinó que planteja un canvi cultural basat en la participació activa, la formació contínua, la confiança institucional i l’ús intel·ligent de les dades. L’objectiu és avançar cap a una administració més senzilla, coherent i orientada a les persones, capaç d’alliberar temps i recursos per a activitats de major valor afegit i de reforçar el paper de la Universitat de València com a institució pública de referència.

OBJECTIU GENERAL

L’objectiu és impulsar un procés integral de transformació administrativa que simplifique els procediments, digitalitze la gestió i promoga un canvi cultural compartit mitjançant la formació, la participació i l’acompanyament del personal amb la finalitat de reduir la càrrega burocràtica, millorar l’experiència de la comunitat universitària i incrementar l’eficiència, la transparència i la qualitat dels serveis de la Universitat de València.

OBJECTIUS ESPECIFICS

Aquest objectiu es focalitza a situar les persones en el centre del procés de canvi, i reconeix que la transformació administrativa només és possible si va acompanyada d’una evolució cultural. Es promourà la formació contínua i l’especialització del PTGAS, especialment en competències digitals i en l’ús pràctic de les eines de gestió, així com la creació d’espais estables de participació i col·laboració tant del PTGAS com del PDI. Mitjançant fòrums, enquestes, grups de treball i projectes pilot, es pretén fomentar la corresponsabilitat, aprofitar el coneixement intern i assegurar que les noves solucions i aplicacions informàtiques responguen realment a les necessitats quotidianes i les expectatives de la comunitat universitària.

La gestió econòmica té un impacte directe i transversal en l’activitat acadèmica, investigadora i administrativa de la Universitat, amb una elevada implicació del PTGAS i del PDI. Aquest objectiu pretén avançar cap a un model de gestió econòmica íntegrament digital, més àgil, simple i transparent, mitjançant la substitució de l’actual sistema comptable, la integració d’aplicacions i l’automatització de processos pressupostaris i comptables. Alhora, es promouran nous instruments com les targetes de crèdit institucionals, els acords marc i els sistemes dinàmics d’adquisició, combinant autonomia i control intel·ligent basat en dades, amb l’objectiu de reduir càrregues administratives i millorar l’eficiència global.

La competitivitat científica de la Universitat de València exigeix una gestió de la investigació que acompanye el PDI al llarg de tot el cicle dels projectes, des de la idea inicial fins a la justificació final. Aquest objectiu aposta per la creació d’eines informàtiques adaptades a les necessitats específiques de la investigació, la simplificació de les compres i de la contractació de personal amb càrrec a projectes, i el desplegament d’una xarxa de personal especialitzat en la gestió de la recerca. Es tracta de reduir terminis, eliminar redundàncies i oferir un suport administratiu d’alt valor afegit que permeta al PDI concentrar-se en l’activitat científica, sense renunciar al rigor ni al compliment normatiu.

Aquest objectiu té com a finalitat modernitzar de manera integral la gestió dels recursos humans, garantint processos més àgils, clars, transparents i previsibles. La digitalització completa de l’expedient personal, integrat amb les dades docents, investigadores i formatives, permetrà eliminar la reiteració documental i millorar la governança amb dades fiables. Així mateix, es preveu la simplificació dels procediments de contractació del PDI i del personal investigador, així com la racionalització de la cobertura temporal de vacants de PTGAS, amb eines digitals que reduïsquen terminis, càrregues administratives i incerteses, que milloraran l’experiència de les persones i l’eficiència de l’organització.

La creació dels Punts Únics de Comunicació i Gestió Electrònica (PUCGE) constitueix un element clau per a consolidar una administració orientada a les persones i basada en dades. Aquest objectiu persegueix concentrar en un únic portal l’accés a la informació i als tràmits de PDI, PTGAS i estudiantat, amb quadres de comandament personalitzats, notificacions centralitzades i eines avançades de visualització i anàlisi. Mitjançant l’ús d’analítica predictiva, automatització de processos i assistents d’IA, la Universitat podrà anticipar necessitats, millorar els temps de resposta i reforçar la presa de decisions, i avançar així cap a un model de gestió més intel·ligent, proactiu i transparent.

MESURES DESTACADES

Fomentar la formació i la participació voluntària del PTGAS

en projectes de transformació digital.

Agilitzar substancialment la tramitació de despeses

d’import inferior a 5.000 € i establir targetes de crèdit institucionals UV.

Impulsar l’ús de declaracions responsables

per substituir justificants no disponibles en determinats viatges o per simplicitat i agilitat del procediment.

Crear una nova plataforma de consulta i gestió

de projectes i línies d’investigació i una xarxa de personal contractat especialitzat en la gestió de la investigació.

Agilitzar les crides i la incorporació des de les borses de treball

generades i establir fórmules que incentiven la permanència de personal amb experiència en les funcions del lloc de treball.

Crear un Portal únic per a PDI, PI, PTGAS i estudiantat

que integre l’accés i la visualització de dades rellevants de totes les aplicacions corporatives de gestió adaptades als seus respectius perfils.

COMPROMISOS I MESURES PER OBJECTIU

Objectiu 1. Impulsar la formació i la participació per a una transformació cultural

  • 0095. Dissenyar i executar un itinerari formatiu del PTGAS específic en competències digitals, que siga molt pràctic i centrat en les eines i procediments del seu lloc de treball.

  • 0096. Crear un repositori de coneixement dels procediments i les aplicacions informàtiques de gestió de cada una de les principals àrees descentralitzades: gestió acadèmica, gestió econòmica, gestió de projectes d’investigació, etc.

  • 0097. Crear grups de mentoria digital inversa amb personal PTGAS jove de nova incorporació i personal consolidat amb experiència en l’àrea de gestió del lloc de treball.

  • 0098. Organitzar tallers sobre IA generativa i altres tecnologies digitals, de caràcter pràctic, amb reptes per a l’experimentació i posada en pràctica de la IA generativa i altres tecnologies digitals aplicables a les funcions dels llocs de treball de les persones participants.

  • 0099. Desenvolupar microformacions asíncrones en línia associades a cada nou procediment o aplicació implantada.

  • 0100. Incorporar objectius de millora de processos i simplificació en els plans anuals dels serveis i les unitats administratives i reconéixer institucionalment les bones pràctiques de gestió.

  • 0101. Crear un fòrum intern de debat i consulta per cadascuna de les principals àrees descentralitzades: gestió acadèmica, gestió econòmica i gestió de projectes d’investigació. Els fòrums seran oberts a totes les persones interessades i amb una periodicitat suficient i coneguda.

  • 0102. Posar en marxa una bústia de propostes de millora i bones pràctiques en gestió economicoadministrativa.

  • 0103. Garantir que siguen objecte de debat les propostes de millora i evolució tecnològica de totes les aplicacions informàtiques de gestió rebudes a través dels fòrums especialitzats o la bústia.

  • 0104. Definir els requeriments de les noves aplicacions informàtiques de gestió amb la participació activa i voluntària de PTGAS dels centres, departaments i instituts d’investigació.

  • 0105. Fomentar la participació voluntària del PTGAS en projectes de transformació digital mitjançant la creació de grups de treball, amb efectes en la carrera professional i gratificacions extraordinàries.

  • 0106. Dissenyar enquestes breus periòdiques per a la recollida d’informació i opinió del PDI centrada en àrees concretes, com ara els processos de contractació, la gestió de despeses en investigació, la tramitació de comissions de servei, la gestió d’actes, la gestió de tribunals de tesi, etc.

  • 0107. Presentar i analitzar els resultats de les enquestes en grups focals amb participació voluntària del PDI per explorar més a fons les percepcions, les necessitats, les experiències d’ús de les aplicacions i dels procediments de gestió, i identificar punts de fricció o de burocràcia innecessària.

  • 0108. Executar projectes d’experimentació o millora de serveis de gestió mitjançant una convocatòria d’ajudes per a l’execució de proves pilot dirigida a PDI i PI especialitzat en àrees afins, com ara la informàtica, la gestió econòmica, la comptabilitat pública, la gestió universitària, etc.

Objectiu 2. Transformació i simplificació de la gestió econòmica transversal

  • 0109. Substituir l’actual sistema d’informació comptable (SICUV) per un nou sistema informàtic (user-friendly) íntegrament digital, amb signatures, validacions i arxiu electrònics.

  • 0110. Garantir la integració i interoperabilitat del nou sistema comptable amb altres aplicacions de gestió (UV-Plyca, Universitas XXI Acadèmic, Universitas XXI Recursos Humans, aplicacions de gestió de la investigació, etc.).

  • 0111. Integrar un gestor d’expedients electrònics genèric que permeta la gestió electrònica de procediments administratius que no compten amb aplicacions de gestió específiques.

  • 0112. Automatitzar i agilitzar el processos pressupostaris (obertura del pressupost, modificacions i traspassos) i comptables (comptabilització, generació dels comptes anuals i altres informes d’execució pressupostària).

  • 0113. Integrar en el nou sistema indicadors de temps mitjà de tramitació per detectar colls d’ampolla.

  • 0114. Reduir el nombre de validacions manuals quan existisquen regles automàtiques de control.

  • 0115. Agilitzar substancialment la tramitació de despeses d’import inferior a 5.000 € sense necessitat de tramitar l’expedient de contracte menor, és a dir, limitada a la tramitació electrònica dels documents comptables amb la factura.

  • 0116. Establir targetes de crèdit institucionals UV o altres sistemes d’agrupació i pagament àgil i periòdic de determinades despeses corrents (transport, taxis, allotjament, inscripcions, materials diversos, taxes de publicacions en revistes, etc.).

  • 0117. Possibilitar l’establiment d’un crèdit mensual màxim per a les despeses anteriors i l’ampliació d’aquest en casos excepcionals amb control reforçat.

  • 0118. Impulsar nous acords marc que permeten l’adjudicació àgil i directa d’imports menors de 15.000 € i l’eliminació del registre dels contractes menors. Es prioritzaran àrees com l’equipament informàtic, impressores i multifuncionals, llibres, etc.

  • 0119. Promoure nous sistemes dinàmics d’adquisició, similars als acords marc, però oberts a nous proveïdors durant tota la vigència. Es prioritzaran àrees com el subministrament d’ordinadors i portàtils en l’àmbit docent i investigador, amb un ampli catàleg, flexible i dinàmic, el subministrament de llibres, el subministrament de mobiliari d’oficina o els serveis d’edició i maquetació.

  • 0120. Incorporar eines digitals de seguiment de comandes i pressupostos.

  • 0121. Crear una central de compres interuniversitària per aprofitar economies d’escala en productes i serveis recurrents de les universitats de la Comunitat Valenciana.

  • 0122. Crear un portal web de material en desús per fomentar la reutilització, la racionalització de recursos i la reassignació de material entre estructures.

  • 0123. Eliminar íntegrament el paper i les justificacions redundants en la tramitació de les comissions de serveis i les despeses de viatges.

  • 0124. Crear un procediment en el gestor d’expedients electrònics del nou sistema comptable per a la tramitació àgil de comissions de servei amb plantilles automatitzades, validacions i signatures electròniques.

  • 0125. Impulsar l’ús de declaracions responsables per substituir justificants no disponibles en determinats viatges o per la simplicitat i agilitat del procediment.

  • 0126. Consolidar i fomentar el sistema de contractació dels viatges mitjançant un acord marc d’agències de viatge que permeta l’adjudicació àgil i directa de comandes fins a 15.000 €.

  • 0127. Permetre i facilitar l’ús de sistemes alternatius de baix cost (Airbnb, transport de baix cost) abonat directament per la persona viatgera amb reintegrament àgil per part de la UV o pagament amb targeta de crèdit institucional.

  • 0128. Crear un procediment en el gestor d’expedients electrònics del nou sistema comptable per a la tramitació àgil de notes d’abonament i gratificacions amb plantilles automatitzades, validacions i signatures electròniques.

  • 0129. Integrar el procediment amb l’aplicació de gestió de nòmines per tal d’obtenir en temps real el cost íntegre de la gratificació (amb el cost de la seguretat social) i agilitzar-ne la tramitació.

  • 0130. Garantir el pagament àgil de les gratificacions en la nòmina del mes en curs o, com a màxim, del mes següent a la sol·licitud.

Objectiu 3. Simplificar i donar suport específic a la gestió de la recerca

  • 0131. Crear una nova plataforma de consulta i gestió de projectes i línies d’investigació per al PDI/PI, amb una interfície moderna i útil que permeta la visualització de l’estat d’execució dels projectes, el personal contractat a càrrec d’aquests i la remissió directa de sol·licituds d’execució economicoadministrativa (contractació de personal, gratificacions, despeses menors, etc.) sense haver d’emplenar informació redundant dels projectes, ja disponible a les bases de dades institucionals.

  • 0132. Possibilitar la gestió directa de les línies d’investigació finançades (LIF) i del personal contractat a través de la nova plataforma, per tal d’informar l’assignació de les persones als diferents projectes als efectes de la justificació de la despesa.

  • 0133. Promoure l’ús d’eines d’IA generativa i d’automatització de processos (RPA) per a l’emplenament assistit de memòries, justificacions i formularis de gestió amb garanties de qualitat suficients.

  • 0134. Crear una aplicació de gestió de les comissions de selecció de personal investigador per estandarditzar i digitalitzar les avaluacions.

  • 0135. Garantir un ús flexible dels sistemes de contractació menor, acords marc i sistemes dinàmics que contemple les excepcions necessàries en un àmbit dinàmic i complex com el de la investigació.

  • 0136. Crear una unitat o secció específica de compres de major import amb càrrec a projectes d’investigació que s’adapte a les singularitats d’aquest àmbit quant als terminis d’execució, les característiques especials, les condicions d’exclusivitat i altres especificitats dels subministrament i serveis en aquest àmbit.

  • 0137. Reduir el temps de tramitació des de la sol·licitud fins a la publicació de la convocatòria de contractació de personal, mitjançant la integració de les diferents aplicacions de gestió involucrades i la utilització d’eines d’IA en la revisió dels requeriments i els criteris proposats.

  • 0138. Actualitzar la normativa interna aplicable per establir terminis d’urgència en casos extraordinaris i un «fast-track» administratiu per a projectes d’alt impacte, com ara els ERC i Horizon.

  • 0139. Minimitzar el temps de tramitació des de la comunicació de la proposta de la comissió fins a la formalització del contracte laboral, gràcies a l’aplicació informàtica de gestió de les comissions de selecció.

  • 0140. Crear una xarxa de personal especialitzat en la gestió de la investigació i la transferència, amb coneixements de gestió econòmica i d’investigació, per donar un suport d’alt valor afegit i reduir la càrrega administrativa i burocràtica del PDI i del PI. Impulsar i cofinançar la contractació indefinida d’aquest perfil de personal.

  • 0141. Dissenyar i executar un itinerari formatiu específic del PTGAS (gestor i administratiu) dedicat exclusivament o prioritàriament a la gestió de la investigació, tot considerant que aquest personal ha de comptar amb coneixements en àrees diverses com ara la gestió econòmica, la gestió de personal d’investigació, la sol·licitud, gestió i justificació de projectes; la negociació de contractes d’investigació, l’organització de reunions internacionals, etc.

  • 0142. Establir canals prioritaris de consulta, formació i comunicació àgil de la xarxa de personal especialitzat amb els serveis centrals de Gestió de la Investigació, de Transferència i Innovació, de Comptabilitat, de Gestió Financera i de Recursos Humans PTGAS-PI.

  • 0143. Avançar cap a un model de finestra única de gestió de la investigació en el qual el personal altament especialitzat dispose dels coneixements, les eines i l’autonomia per a atendre íntegrament i donar resposta a les necessitats i les expectatives del PDI responsable d’activitats d’investigació.

Objectiu 4. Simplificar i digitalitzar la gestió dels recursos humans

  • 0144. Impulsar la digitalització integral de l’expedient del personal de la UV, complet, validat amb segell d’òrgan, accessible i revisable, que pose fi a la repetició constant de documentació i a la fragmentació dels historials acadèmics i laborals.

  • 0145. Eliminar les exigències d’aportació de documentació que ja conste en l’expedient digital.

  • 0146. Garantir la integració de l’expedient personal amb les activitats formatives del Servei de Formació Permanent i Innovació Educativa.

  • 0147. Garantir la integració de l’expedient personal amb les activitats d’investigació i transferència disponibles a les bases de dades institucionals i la producció científica.

  • 0148. Garantir la integració de l’expedient personal amb les activitats docents i acadèmiques disponibles a les bases de dades institucionals.

  • 0149. Possibilitar i fomentar l’actualització i aportació d’informació i documentació electrònica addicional a l’expedient, amb una revisió periòdica per a la seua validació.

  • 0150. Permetre l’avaluació automàtica de l’expedient personal als efectes de processos selectius i concursos.

  • 0151. Crear una aplicació informàtica de consulta de l’estat de les places de PDI laboral de cada centre i departament, per conéixer la fase en què es troba cada plaça, des de la dotació o vacant fins a l’adjudicació.

  • 0152. Redissenyar i simplificar els procediments de contractació de PDI i PI, amb l’objectiu de reduir-ne els terminis i la càrrega de treball associada.

  • 0153. Substituir la documentació justificativa per declaracions responsables i la revisió documental posterior exclusiva de les persones seleccionades.

  • 0154. Reduir els terminis en la publicació de llistes provisionals, definitives i en la tramitació de les reclamacions.

  • 0155. Agilitzar les crides i la incorporació des de les borses de treball generades.

  • 0156. Crear una aplicació informàtica de gestió de borses de PTGAS que permeta la consulta en temps real de la situació de les borses, la gestió de subgrups o itineraris d’especialització i la gestió àgil de crides i acceptacions.

  • 0157. Revisar la normativa de borses de la UV per tal d’equilibrar els interessos i preferències de les persones integrants de les borses amb l’interés de l’organització per fomentar l’estabilitat, la reducció de la mobilitat i la qualitat dels serveis, mitjançant fórmules que incentiven la permanència de personal amb experiència en les funcions del lloc de treball.

  • 0158. Establir itineraris d’especialització en escales d’administració general (gestió econòmica i gestió de la investigació, gestió acadèmica, gestió docent) que facilite l’establiment d’incentius per a la permanència de personal amb experiència en les funcions del lloc de treball.

Objectiu 5. Impulsar la visualització i anàlisi avançada de dades administratives als PUCGE

  • 0159. Crear un Portal únic per a PDI, PI, PTGAS i estudiantat que integre l’accés i la visualització de dades rellevants de totes les aplicacions corporatives de gestió, adaptades als respectius perfils.

  • 0160. Incloure al Portal únic un tauler personalitzat, amb l’estat de tràmits, notificacions centralitzades, anàlisis de dades d’interés segons perfils, etc.

  • 0161. Integrar un assistent d’IA al Portal únic, entrenat per a la resolució de dubtes i el suport i assistència en l’emplenament de sol·licituds i tràmits.

  • 0162. Facilitar una interfície accessible i multilingüe, amb especial suport per al personal i l’estudiantat internacional.

  • 0163. Crear un equip UV d’IA i RPA (Robotic Process Automation) per automatitzar sol·licituds i operacions repetitives.

  • 0164. Definir quadres de comandament amb informació en temps real sobre càrregues i temps de resposta.

  • 0165. Crear un catàleg públic intern de quadres de comandament disponibles.

  • 0166. Realitzar una anàlisi predictiva de l’activitat per anticipar saturacions d’excés de càrrega administrativa i reforçar unitats.

  • 0167. Dissenyar informes interactius adaptats per perfils, accessibles des del PUCGE.

La proposta UV Simplifica representa una aposta decidida per una Universitat de València més eficient, més humana i millor preparada per a afrontar els reptes presents i futurs. La simplificació administrativa, la digitalització intel·ligent i la transformació cultural que es proposen no són un fi en si mateixes, sinó un mitjà per reforçar la missió essencial de la universitat: generar coneixement, formar persones crítiques i prestar un servei públic de qualitat. Reduir la burocràcia innecessària, millorar la coherència dels processos i dotar el personal d’eines útils i comprensibles permetrà recuperar temps, energia i motivació per a les tasques que realment aporten valor a la comunitat universitària.

Aquesta estratègia es fonamenta en la confiança en les persones, en la participació activa del PDI i del PTGAS i en l’ús responsable de les dades i la tecnologia com a aliades de la bona governança. Quan la gestió deixa de ser un obstacle i es converteix en un suport efectiu, la Universitat enforteix la seua capacitat d’innovar, d’atraure talent i de donar resposta a les necessitats socials. Amb UV Simplifica, la Universitat de València assumeix el compromís de construir una administració que acompanye, que escolte i que facilite, avançant cap a un model institucional més àgil, transparent i orientat al servei públic.